Trong thời đại kỹ thuật số phát triển không ngừng như hiện nay, việc giao tiếp qua điện thoại dường như đã không còn quá mới mẻ với chúng ta. Công việc này tưởng như sẽ khá đơn giản nhưng lại đòi hỏi những kỹ năng cần thiết. Bởi chỉ cần một lần sơ suất bạn sẽ làm mất thiện cảm của đối tác. Vậy, hãy học hỏi kỹ năng giao tiếp qua điện thoại trong kinh doanh ngay sau đây bạn nhé!
1. Chuẩn bị phần nội dung trước khi điện thoại
Hãy tưởng tượng nếu như người nghe đã nhấc máy mà bạn vẫn chưa thể hình dung bản thân sẽ trình bày, diễn đạt những gì thì đúng thật là tệ hại đúng không nào. Việc khách hàng dành thời gian để nghe hết cuộc nói chuyện của chúng ta là một điều rất đáng quý. Do đó hãy trân trọng từng phút giây để được giới thiệu sản phẩm của mình với khách hàng.
Để tránh dẫn đến tình huống khách hàng cảm thấy nhàm chán và muốn ngắt máy ngang. Nếu có chuẩn bị trước phần nội dung rõ ràng từ mở đầu, dẫn dắt, kết thúc sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt đẹp với đối phương. Theo thống kê thì thời lượng vàng để cuộc gọi đạt được kết quả tốt chính là từ 30 giây đến hết phút đầu tiên. Vì vậy hãy sắp xếp các ý quan trọng dẫn dắt đầu tiên trong cuộc gọi, bạn nhé!
2. Chuẩn bị quyển sổ ghi chú trong tầm mắt
Trước khi bắt đầu quay số điện thoại thì bạn cần chuẩn bị sẵn một quyển sổ và cây bút để trước mặt nhằm dễ dàng ghi lại những thông tin quan trọng. Thông qua thói quen tốt này, bạn sẽ không thể bỏ lỡ bất kỳ chi tiết nào trong cuộc nói chuyện. Từ đó, khách hàng sẽ có thể tiếp thu trọn vẹn nội dung cuộc hội thoại và chủ động đặt ra các câu hỏi mà họ đang thắc mắc.
Đặc biệt, khi khách hàng chủ động liên hệ thể hiện việc hứng thú với nội dung mà bạn tư vấn thì lúc đó càng cần phải khai thác thông tin. Ghi chép đầy đủ để lưu trữ lại dữ liệu phục vụ cho việc marketing sau này.
3. Thời điểm gọi điện thoại là yếu tố quan trọng
Trong số những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại trong kinh doanh thì giờ giấc cũng góp phần không nhỏ dẫn đến thành công hay thất bại. Bạn nên tránh gọi vào các thời điểm nghỉ ngơi thư giãn, ngoài giờ làm việc như sáng tinh mơ, giữa trưa hay tối trước khi ngủ.
Con người thường không có xu hướng tiếp nhận thêm bất kỳ thông tin nào nếu họ đã xác định nghỉ ngơi. Để cuộc tư vấn diễn ra suôn sẻ và đạt kết quả tốt nhất, bạn hãy khôn ngoan và chọn lựa khung giờ thích hợp nhất để gọi điện.
Trong trường hợp mà khách từ chối nghe điện thoại thì bạn nên khéo léo hỏi lại khách xem thời điểm nào là thích hợp nhất để có thể gọi lại trao đổi.
4. Lưu ý cách xưng hô và mục đích
Chúng ta không thể nào gọi điện cho khách hàng mà ăn nói trống không, phải chú ý cách xưng hô, chào hỏi, xưng tên thích hợp. Ở mục này, bạn nên giới thiệu tên, tên công ty, chức danh cho đối phương được nắm thông tin cơ bản từ bạn. Bên cạnh đó, bạn cũng nên hỏi lại thông tin của người nhấc máy để đảm bảo đó chính là đối tượng mà bạn cần trao đổi.
Tiếp đó, ở bước này, bạn nên nêu lên mục đích của cuộc gọi để người nghe nhận biết được vấn đề mà bạn chuẩn bị đề cập đến. Nếu khách hàng đang bận hoặc không hứng thú thì chúng ta có thể dừng ngay tại bước này.
5. Luôn có thái độ thân thiện, tích cực
Chúng ta sẽ không thể nào biết được phong thái, vẻ ngoài của người đối diện nếu chỉ trao đổi qua điện thoại. Tuy nhiên thì thông qua giọng nói, thái độ nói chuyện có thể khiến cho cuộc hội thoại diễn ra tự nhiên thoải mái và dễ dàng hơn. Hãy lưu ý giữ vẻ hòa nhã, thân thiện và nhẹ nhàng để truyền tải những thông điệp tích cực, thuận tai cho người nghe. Từ đó sẽ đạt được kết quả như mong muốn mà không cần phải mất bất cứ cái gì.
Thông qua những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại trong kinh doanh được đề cập bên trên, bạn đã tích lũy cho mình những kinh nghiệm bổ ích chưa nào? Nếu bạn thực hiện đầy đủ những công việc ấy, bạn sẽ luôn cảm thấy tràn đầy tự tin và sẵn sàng nhấc máy trao đổi thông tin sản phẩm ngay cả với khách hàng khó tính nhất. Chúc bạn thành công trong công việc nhé!